Rechnung stellen als Selbständiger in der Schweiz
Eine Rechnung als Selbständiger muss in der Schweiz nicht kompliziert sein, doch einige Angaben werden erwartet — und zwei Schwellen zählen wirklich: die 100 000 Franken Umsatz, die die MWST-Pflicht auslösen, und die zehn Jahre Aufbewahrungspflicht.
Was muss auf Ihrer Rechnung stehen?
Sind Sie nicht mehrwertsteuerpflichtig, gibt es keine präzise gesetzliche Liste. Die folgenden Angaben sind kaufmännischer Standard und vermeiden Streitigkeiten:
- Ihr vollständiger Name und Ihre Adresse sowie die des Kunden;
- eine eindeutige Rechnungsnummer und ein Datum;
- die Beschreibung der Leistungen mit Mengen und Einzelpreisen;
- der Gesamtbetrag und die Währung;
- die Zahlungsangaben — das ist die Aufgabe des Zahlteils;
- die Zahlungsfrist.
Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, regelt Artikel 26 MWSTG den Inhalt der Rechnung. Praktisch müssen Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Leistung eindeutig erkennbar sein, und es braucht:
- Ihren Namen und Ort, wie im Geschäftsverkehr verwendet, sowie Ihre UID mit dem Zusatz MWST;
- Name und Ort des Empfängers;
- Datum oder Zeitraum der Leistung, falls abweichend vom Rechnungsdatum;
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
- den Betrag des Entgelts sowie den anwendbaren Satz und den MWST-Betrag.
Ab wann wird die MWST Pflicht?
Die Schwelle liegt bei 100 000 Franken weltweitem Jahresumsatz (Artikel 10 MWSTG). Darunter sind Sie von der Steuerpflicht befreit, darüber wird die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen obligatorisch. Die Schwelle umfasst alle Ihre steuerbaren Leistungen, auch die im Ausland erbrachten.
Zwei nützliche Feinheiten: Die freiwillige Unterstellung ist unterhalb der Schwelle möglich (Artikel 11 MWSTG) — interessant, wenn Sie viele geschäftliche Einkäufe haben, deren Vorsteuer Sie zurückfordern möchten. Und bestimmte Leistungen sind von der Steuer ausgenommen (Artikel 21 MWSTG), namentlich im Gesundheits- und Bildungsbereich.
Die seit dem 1. Januar 2024 geltenden Sätze:
| Satz | Wert | Gilt für |
|---|---|---|
| Normalsatz | 8,1 % | Die meisten Leistungen, darunter Dienstleistungen |
| Reduzierter Satz | 2,6 % | Lebensmittel, Medikamente, Bücher, Zeitungen |
| Sondersatz Beherbergung | 3,8 % | Übernachtung mit Frühstück |
Für eine Beratungs- oder Dienstleistung gilt somit der Normalsatz von 8,1 %.
Zahlungsfristen und Verzug
Kein Gesetz schreibt eine Frist vor: Sie legen sie frei fest, üblich sind in der Schweiz 30 Tage netto. Ein konkretes Fälligkeitsdatum hat einen handfesten rechtlichen Vorteil: Ohne vereinbarte Fälligkeit kommt Ihr Kunde erst nach einer Mahnung in Verzug.
Bei Verzug sieht Artikel 104 des Obligationenrechts einen Verzugszins von 5 % pro Jahr vor, geschuldet auch dann, wenn ein niedrigerer Satz vereinbart war — es sei denn, die Parteien haben vertraglich einen anderen Satz festgelegt. In der Praxis senken eine strukturierte Referenz und ein klares Fälligkeitsdatum die Verzögerungen bereits deutlich.
Nummerierung und Aufbewahrung
Verwenden Sie eine fortlaufende Nummerierung ohne Doppel — etwa 2026-001, 2026-002. Das ist nicht nur Ordnungsliebe: Wenn Ihre Zahlungsreferenz aus der Rechnungsnummer entsteht, wie es SimpleQR tut, ist die Eindeutigkeit die Voraussetzung für den automatischen Zahlungsabgleich.
Schliesslich verlangt Artikel 958f des Obligationenrechts, die Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ende des Geschäftsjahres. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange die Dokumente lesbar bleiben und ihr Bezug zu den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist. Ein gesicherter PDF-Ordner genügt.
Dieser Ratgeber fasst die allgemeinen Regeln mit Stand Juli 2026 zusammen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an die Eidgenössische Steuerverwaltung oder eine Treuhandstelle.
Häufige Fragen
Braucht man eine MWST-Nummer, um Rechnungen zu stellen?
Nein. Sie dürfen Rechnungen stellen, ohne mehrwertsteuerpflichtig zu sein, solange Ihr weltweiter Jahresumsatz unter 100 000 Franken bleibt. Dann weisen Sie weder Satz noch MWST-Betrag aus und können die Vorsteuer auf Ihren Einkäufen nicht zurückfordern.
Ist eine UID-Nummer Pflicht?
Die UID (CHE-xxx.xxx.xxx) erhält jedes im Unternehmensregister eingetragene Unternehmen. Auf der Rechnung ist die Angabe der Nummer mit dem Zusatz MWST erforderlich, wenn Sie steuerpflichtig sind. Ohne Steuerpflicht ist sie nicht verlangt, wirkt aber bei manchen Kunden vertrauensbildend.
Welche Zahlungsfrist soll man angeben?
Das Gesetz schreibt keine Frist vor: Sie legen sie fest. Üblich sind in der Schweiz 30 Tage netto. Ohne vereinbarte Frist kommt Ihr Kunde erst nach einer Mahnung in Verzug, was die Fälligkeit hinauszögert — darum lohnt sich ein konkretes Datum.
Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, gemäss Artikel 958f des Obligationenrechts. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, solange die Dokumente lesbar bleiben und der Bezug zu den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist.