QR-Rechnung ohne Software erstellen
Eine konforme QR-Rechnung auszustellen erfordert keine Buchhaltungssoftware. Ein Online-Generator erzeugt das PDF in einer Minute, kostenlos und ohne Installation. Was Sie brauchen: Ihre IBAN, Ihre Adresse, die des Kunden und den Betrag.
Was brauchen Sie zum Start?
Die Liste ist kurz, und Sie haben wahrscheinlich schon alles:
- Ihre IBAN (oder QR-IBAN) und Ihre vollständige Adresse — Strasse, Nummer, PLZ, Ort, jeweils in einem eigenen Feld;
- Name und Adresse des Kunden, freiwillig, falls Sie den Zahlteil zum Ausfüllen leer lassen möchten;
- Ihre Leistungen und den Betrag;
- Ihre MWST-Nummer, nur falls Sie steuerpflichtig sind.
Kein Konto, keine Kreditkarte, keine Testphase. Sie erfassen, Sie laden herunter.
Die drei Wege zu einer QR-Rechnung
| Weg | Kosten | Für wen | Grenze |
|---|---|---|---|
| Online-Generator | Kostenlos | Selbständige, Vereine, KMU mit wenig Volumen | Keine integrierte Buchhaltung |
| Buchhaltungssoftware | Monatliches Abo | Hohes Volumen, Abschluss nötig | Kosten und Einarbeitung |
| Word oder Excel | Scheinbar kostenlos | In der Praxis: niemand | Erzeugt keinen gültigen Swiss QR Code |
Warum Word und Excel nicht genügen
Das ist der häufigste Versuch, und er scheitert aus einem konkreten technischen Grund: Der Swiss QR Code ist kein dekoratives Bild. Er kodiert eine von SIX genormte Datenstruktur mit vorgegebener Feldreihenfolge, einem zur IBAN passenden Referenztyp und einer berechneten Prüfziffer.
Ein mit einem allgemeinen Bildgenerator erzeugter QR-Code enthält freien Text: Banking-Apps erkennen ihn nicht und weisen ihn ab. Dazu kommen die Layout-Vorgaben — der Zahlteil muss exakt 210 × 105 mm messen, mit vorgeschriebenen Schriften und Grössen —, die eine Word-Vorlage nicht millimetergenau einhält.
Braucht es spezielles Papier?
Nein, und das ist ein zähes Missverständnis aus der Zeit der Einzahlungsscheine. Eine QR-Rechnung druckt man auf gewöhnlichem weissem A4-Papier, mit jedem Drucker. Der Standard sieht lediglich Trennlinien und ein Scherensymbol vor, die zeigen, wo getrennt wird.
So prüfen Sie, ob Ihre Rechnung gültig ist
Drei Kontrollen genügen, und die erste ist die aussagekräftigste:
- Scannen Sie Ihre eigene Rechnung mit der App Ihrer Bank. Füllen sich die Felder korrekt — Empfänger, Betrag, Referenz —, ist der Code gültig. Das ist der zuverlässigste Test, und er ist gratis.
- Prüfen Sie IBAN und Referenz auf Stimmigkeit: Eine QR-IBAN verlangt eine QR-Referenz, eine klassische IBAN akzeptiert nie eine. Siehe unseren Ratgeber QR-IBAN oder IBAN.
- Kontrollieren Sie die Adressen: Seit dem 21. November 2025 ist nur das strukturierte Format zulässig, mit Strasse, Nummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern.
Ein konformer Generator übernimmt die letzten zwei Kontrollen für Sie und weigert sich, eine ungültige Rechnung zu erzeugen. Machen Sie den Scan-Test bei Ihrer ersten Rechnung trotzdem.
Häufige Fragen
Braucht es spezielles oder perforiertes Papier?
Nein. Gewöhnliches weisses A4-Papier und ein normaler Drucker genügen. Perforiertes Papier ist nur nützlich, wenn Ihr Kunde den Empfangsschein am Postschalter abtrennt — und beim Versand per E-Mail stellt sich die Frage gar nicht.
Kann man eine QR-Rechnung per E-Mail versenden?
Ja, das ist heute der Normalfall. Das PDF ist so gültig: Ihr Kunde scannt es direkt vom Bildschirm mit der Banking-App oder lädt es ins E-Banking. Ausdrucken ist nicht nötig.
Ist ein kostenloser Online-Generator wirklich kostenlos?
Bei SimpleQR ja: keine Registrierung, keine Begrenzung der Rechnungsanzahl, kein Wasserzeichen auf Ihren Dokumenten. Vorsicht hingegen bei Tools, die ihre eigene Marke auf Ihre Rechnung setzen oder ein Konto für den PDF-Download verlangen.
Sind meine Bankdaten sicher?
Bei einem Generator, der im Browser arbeitet, werden Ihre Daten nie an einen Server gesendet: Die Rechnung entsteht auf Ihrem Gerät. Prüfen Sie diesen Punkt, bevor Sie Ihre IBAN in ein Online-Tool eingeben — nicht alle funktionieren so.